Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier informatique qui doit être édité par de nombreuses entreprises pour rester en conformité au niveau des lois. Il s’agit d’un document qui regroupe toutes les opérations comptables de l’entreprise sur un exercice complet. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est le FEC, quelles entreprises sont concernées par cette obligation et quelles informations précises il doit contenir.
Fichier des écritures comptables (FEC) : définition
Le FEC, ou fichier des écritures comptables, est un fichier informatique qui regroupe l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise. Depuis 2014, toutes les entreprises qui utilisent un logiciel de comptabilité en ligne doivent être en capacité de produire un FEC.
Ce document est obligatoire en cas de contrôle fiscal par la DGFiP.
Il permet à la Direction générale des finances publiques de vérifier la conformité des enregistrements de l’entreprise sur l’exercice en cours. Il offre la possibilité de s’assurer de la transparence de la gestion financière de la structure. Le FEC doit impérativement être fourni sous un format dématérialisé et lisible par un logiciel.
Le FEC n’est donc pas un document comptable à usage interne, mais un document destiné à l’administration afin de vérifier la conformité fiscale de l’entreprise (entreprise individuelle ou société).
Quelles entreprises sont redevables du FEC ?
Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée sont concernées par l’obligation de produire un FEC. Cela concerne aussi bien :
- Les grandes entreprises, les PME, les ETI
- Les entreprises en régime réel en BIC, BNC ou BA à l’impôt sur le revenu (IR)
- Les structures à l’impôt sur les sociétés (IS)
- …etc.
À l’inverse, vous êtes dispensé de produire un FEC si vous êtes soumis à un régime micro-fiscal : en micro-BIC, micro-BNC ou en micro-BA. Les auto-entrepreneurs sont donc exemptés de produire en FEC. Les sociétés civiles à l’impôt sur le revenu ne sont pas non plus concernées par l’obligation de produire un FEC, comme les SCI par exemple. Attention ces structures doivent tout de même tenir une comptabilité et produire des déclarations fiscales (livre des recettes pour les auto-entrepreneurs, PV d’AG pour les SCI…etc)
En cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit être en mesure de présenter ce fichier complet et à jour, le tout dans un délai maximum de 15 jours.
Attention : dans le cas où vous ne remettez pas votre FEC à l’administration fiscale dans les 15 jours suivants votre avis, vous risquez une amende pour fraude fiscale d’un montant de 5 000€. Soyez vigilant !
Que contient-il précisément ?
Le FEC doit regrouper toutes les informations consultables dans le livre-journal et/ou le grand-livre de l’entreprise, c’est-à-dire :
- La date de l’écriture comptable
- Le numéro de compte et le libellé de l’opération
- Le montant débité ou crédité
- Le numéro et la date de la pièce justificative associée à chaque écriture comptable
- Les références des journaux comptables utilisés
- Les références du compte bancaire principal de l’entreprise
Le FEC doit impérativement être structuré et faire apparaître l’ensemble de ces informations. C’est fondamental pour garantir la traçabilité des opérations et pour faciliter les vérifications lors d’un contrôle fiscal.
Vous avez un doute sur la conformité de votre FEC ? La DGFiP met à disposition un outil gratuit de vérification, le Test Compta Dema. Ce dernier vous permet de vérifier la conformité de votre FEC avec les dernières exigences légales.
